Dokumentenverwaltung für Selbstständige und kleine Betriebe
Rechnungsangaben nutzen. Kundenunterlagen zusammenhalten.
Lade deine Rechnungen als PDF hoch, prüfe die erkannten Angaben und übernimm sie in deine bestehende Tabelle. Ordne Belege, Verträge und weitere Unterlagen den Kunden und Projekten zu, für die du sie brauchst.
Ein Produkt von Squibble. So verarbeitet Depono deine Dokumente.
- Originalspeicherung in Zürich
- Kostenloser Lernpilot
- Fehlende Werte bleiben leer
Vom PDF in deine Tabelle
Du öffnest Rechnungen, suchst Datum und Betrag und überträgst die Angaben von Hand? Depono stellt erkannte Rechnungsangaben neben dem Original bereit. Du prüfst das Ergebnis und verwendest es weiter.
Rechnungen hochladen
Füge eine oder mehrere Dateien hinzu. Kunde, Projekt und Dokumenttyp kannst du bereits beim Upload auswählen. Die Dokumente sind nach dem Upload zugänglich, während die Verarbeitung läuft.
Angaben prüfen
Vergleiche die erkannten Werte mit der Rechnung und korrigiere sie bei Bedarf. Fehlende Angaben bleiben leer. So erkennst du, was du noch ergänzen musst.
Zeilen übernehmen
Wähle die benötigten Rechnungen aus und kopiere ihre Angaben inklusive Spaltenüberschriften in Excel oder Google Sheets.
Die Angaben, mit denen du weiterarbeitest
Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Korrespondent — etwa Lieferant oder Rechnungsempfänger —, Brutto-, Netto- und MWST-Total sowie die Währung stehen übersichtlich zusammen. Die Rechnungsrichtung unterscheidet eingehende und ausgehende Rechnungen.
Depono übernimmt ausdrücklich ausgewiesene Totale. Fehlt beispielsweise das Netto-Total auf dem Beleg, bleibt dieses Feld leer. Du behältst die Kontrolle über die Werte, die du in deine Tabelle übernimmst.
Vom Einkauf zum Kundenauftrag
Die Rechnung kommt vom Materiallieferanten. Dein Einkauf gehört zum Auftrag eines Kunden. In Depono hältst du beides fest: von wem das Dokument stammt und wofür du es brauchst.
Wähle den Kunden und das passende Projekt selbst aus. Zum selben Auftrag gehören dann das Angebot, die Einkaufsbelege, der Vertrag und die Rechnungen. Unterschiedliche Dokumenttypen bleiben zusammen auffindbar.
Auch grosse Projekte bleiben übersichtlich
Ein Umbau hat mehrere Bereiche: Küche, Bad und Aussenanlage. Lege dafür Teilprojekte an und ordne die Unterlagen passend zu.
Ein Beleg kann zu mehreren Teilprojekten gehören. In der Übersicht des Hauptprojekts erscheint er einmal. So findest du die Unterlagen sowohl zum einzelnen Arbeitsschritt als auch zum gesamten Auftrag.
Passt in deinen bestehenden Arbeitsablauf
Verwende deine Tabelle und deine Buchhaltung weiter. Depono hält die Dokumente und ihre Angaben bereit; du bestimmst, welche geprüften Werte du übernimmst.
Für den Einstieg brauchst du keine Verbindung zu deinem CRM. Kunden und Projekte legst du in Depono an. Private Unterlagen verwaltest du bei Bedarf in einem eigenen Bereich mit separaten Einstellungen, einem sogenannten Workspace.
Häufige Fragen
Ersetzt Depono meine Buchhaltung?
Depono hilft dir, Dokumente zu organisieren und Rechnungsangaben weiterzuverwenden. Buchungen, Zahlungen und Abschlüsse erledigst du weiterhin in deiner Buchhaltung. Eine automatische Buchungsübergabe gehört nicht zum ersten Angebot.
Erkennt Depono den passenden Kunden oder das Projekt automatisch?
Diese Zuordnung bestimmst du selbst, auch gemeinsam für mehrere Dateien beim Upload. So hältst du fest, zu welchem Auftrag ein Dokument tatsächlich gehört.
Was passiert, wenn ein Wert fehlt oder falsch erkannt wurde?
Du kannst die Angaben am Original prüfen und korrigieren. Fehlende Werte bleiben leer. Fehlende Totale werden nicht aus anderen Beträgen berechnet.
Wie kann ich Depono ausprobieren?
Erstelle einen Zugang und lade eine Rechnung hoch, deren Angaben du kennst. Prüfe das Ergebnis und übernimm eine Zeile in deine Tabelle. Die aktuellen Testbedingungen findest du hier.
Probiere es mit einer Rechnung aus deinem Alltag.
Sieh dir an, welche Angaben Depono erkennt und wie du sie in deinem Arbeitsablauf nutzt.